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L'autenticazione di firma consiste nell'attestazione da parte del dipendente addetto a ricevere la documentazione, notaio, cancelliere, segretario comunale o funzionario incaricato dal Sindaco, che la firma è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa sua identificazione.

Le competenze del funzionario incaricato dal Sindaco in materia di autentica di firma sono “eccezionali”, ovvero derivano da norme che gli attribuiscono precise e specifiche facoltà. In altri termini, il funzionario comunale può intervenire solo nei casi in cui la legge lo consente e per gli atti dalla stessa specificati.

Ai sensi del DPR 4455/2000 Il dipendente incaricato dal Sindaco è competente ad autenticare unicamente sottoscrizioni contenute in istanze o in dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà. Il testo del documento non può quindi contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (es. manifestazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private, impegni futuri, conferimenti di poteri di rappresentanza ad altri soggetti ecc.) né concretizzare una procura.

L'autenticazione della sottoscrizione come sopra descritta rimane per casi residuali in quanto le istanze e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici esercizi sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità; quindi non si devono più autenticare.

L'autentica della sottoscrizione continua ad essere necessaria nei casi in cui l'istanza o la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà è presentata al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici:

• istanze e dichiarazioni sostitutive di atto notorio presentate per la riscossione di benefici economici da parte di terzi (esempio deleghe alla riscossione);
• istanze e dichiarazioni sostitutive dell'atto notorio presentate ai privati (esempio banche, assicurazioni).

Gli atti o documenti sui quali si chiede l'autenticazione (comprese le pensioni estere) devono essere redatti in lingua italiana.

Presentarsi, nei casi necessari, presso lo sportello unico del cittadino, muniti di un documento di identità.

I costi seguono l'uso del documento.
L'autentica è ordinariamente soggetta all'imposta di bollo fin dall'origine (munirsi di marca da bollo da 16 euro) a cui si aggiungono i diritti di segreteria di € 0,52.

Nel caso la legge preveda l'esenzione dall'imposta di bollo per l’uso particolare cui è destinato l’atto - esenzione che dovrà essere indicata dall’utente - i diritti di segreteria sono di € 0,26.

Il rilascio è immediato, fatta eccezione per l'autentica della firma in caso dei passaggi di proprietà relativi ad imbarcazioni e ad aeromobili: gli interessati devono depositare all'operatore di sportello i documenti relativi e l'autentica verrà effettuata entro il primo giorno lavorativo successivo il deposito della documentazione.

Ai sensi dell'art. 2 comma 9bis della Legge n. 241/1990 si rende noto che, in caso di inerzia nella conclusione del presente procedimento, titolare del potere sostitutivo è il Dirigente (cliccare sul link corrispondente alla descrizione del "Settore" in alto, in questa stessa scheda).

Solo in caso di inattivazione del Dirigente, procederà in sostituzione il Segretario Generale (secondo le modalità indicate nello specifico avviso).

Sottoscrizione di ciechi e di chi non sa o non può firmare

In caso di cecità si applica la legge n. 18 del 1975. La persona maggiorenne, non vedente, che non sia inabilitata o interdetta è, a tutti gli effetti giuridici, capace di agire; può quindi sottoscrivere personalmente qualsiasi atto senza alcuna assistenza. Tuttavia può anche farsi assistere da persona di fiducia; in tal caso, dopo la sua firma, firmerà anche la persona che lo assiste in qualità di "testimone".

Se l'assistenza è stata prestata anche per la redazione dell'atto, dopo la firma del non vedente, l'assistente apporrà la propria firma preceduta dalle parole "partecipante alla redazione dell'atto".

Il non vedente che non è in grado di firmare può apporre un segno di croce. Se non ne è in grado, ne viene fatta menzione sul documento con la formula "impossibilitato a sottoscrivere"; in questo caso si rende necessaria la sottoscrizione di due persone di fiducia del non vedente.

Per impedimento alla sottoscrizione per motivi diversi dalla cecità, chi non sa o non può firmare o si trovi in una situazione di impedimento temporaneo, si fa riferimento all'articolo 4 del DPR n. 445 del 2000.

La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta dal pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante. La dichiarazione nell'interesse di chi si trovi in una situazione di impedimento temporaneo per ragioni di salute può essere sostituita da una dichiarazione resa dal coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da un altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado.

Queste disposizioni non si applicano in materia di dichiarazioni fiscali.

D.P.R. 28.12.2000, n. 445

Legge n. 18/1975